1. Cel i zakres oświadczenia
Nelbriko (dalej „my” lub „nas”) prowadzi sklep internetowy dostępny pod adresem nelbriko.com, w którym oferujemy meble klientom na terenie Polski. Niniejsze oświadczenie przedstawia zasady ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze sklepu, składaniem zamówień, dokonywaniem płatności, dostawą towarów oraz obsługą zgłoszeń klientów.
Przetwarzanie danych odbywa się z uwzględnieniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego RODO, oraz właściwych przepisów obowiązujących w Polsce.
Dążymy do tego, aby przetwarzanie danych było zgodne z prawem, rzetelne, przejrzyste oraz ograniczone do celów, dla których informacje zostały zebrane. Niniejsze oświadczenie uzupełnia informacje zawarte w naszej „Polityce prywatności” oraz „Polityce plików cookie”.
2. Administrator danych osobowych
Za ustalanie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych związanych z prowadzeniem naszego sklepu odpowiada administrator danych, którym jest podmiot prowadzący sklep internetowy.
W sprawach dotyczących danych osobowych, w tym realizacji praw wynikających z RODO, można kontaktować się z nami pod adresem supportteam@nelbriko.com.
Dane kontaktowe do korespondencji oraz godziny obsługi przedstawiono w końcowej części niniejszego oświadczenia.
Jeżeli dla określonych czynności przetwarzania wymagane będzie przekazanie dodatkowych informacji o administratorze lub jego przedstawicielu, powinny one zostać udostępnione osobom, których dane dotyczą, zgodnie z odpowiednimi przepisami.
3. Rodzaje przetwarzanych danych
W związku z realizacją zamówień możemy przetwarzać imię i nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, numer telefonu, adres e-mail, numer zamówienia oraz informacje o zakupionych meblach.
W przypadku obsługi płatności przetwarzane mogą być informacje o kwocie transakcji, wybranej metodzie płatności, jej statusie oraz identyfikatorze rozliczenia. Akceptowane metody płatności obejmują Visa, Mastercard i American Express.
Podczas korzystania ze sklepu mogą być przetwarzane również informacje techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory sesji, rodzaj przeglądarki, ustawienia urządzenia oraz dane potrzebne do utrzymania bezpieczeństwa i prawidłowego działania witryny.
W ramach obsługi reklamacji, zwrotów i zapytań możemy przetwarzać treść korespondencji, informacje o zgłoszeniu, dokumentację dotyczącą produktu oraz dane niezbędne do dokonania zwrotu płatności.
Zakres danych zależy od rodzaju usługi i konkretnej czynności podejmowanej przez klienta.
4. Zasady przetwarzania danych
Stosujemy zasadę minimalizacji danych, zgodnie z którą zakres przetwarzanych informacji powinien być odpowiedni, stosowny i ograniczony do tego, co niezbędne dla określonego celu.
Podejmujemy odpowiednie działania w celu utrzymywania prawidłowości danych i umożliwienia ich poprawiania, gdy okażą się nieaktualne lub nieprawidłowe.
Dane przechowujemy przez okres uzasadniony celem przetwarzania albo wynikający z obowiązków prawnych. Dostęp do informacji ograniczamy do zakresu niezbędnego do wykonywania odpowiednich zadań.
Przetwarzanie danych organizujemy z uwzględnieniem wymagań dotyczących integralności, poufności i rozliczalności określonych w art. 5 RODO.
5. Podstawy prawne przetwarzania
Dane potrzebne do przyjęcia zamówienia, zawarcia umowy sprzedaży, obsługi płatności i organizacji dostawy przetwarzamy w szczególności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ są one niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie klienta.
Jeżeli przepisy nakładają na nas obowiązki podatkowe, rachunkowe lub dotyczące dokumentacji transakcji, podstawę przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
W określonych przypadkach możemy korzystać z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów, takich jak ochrona przed nadużyciami, zapewnienie bezpieczeństwa sklepu, ustalanie lub dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami, po uwzględnieniu praw i interesów osób, których dane dotyczą.
Jeżeli określone działania wymagają zgody, stosujemy art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Udzieloną zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
6. Cele wykorzystania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzamy w celu potwierdzania zamówień, przygotowania mebli do wysyłki, organizacji doręczenia, przekazywania informacji o statusie przesyłek oraz udzielania odpowiedzi na pytania klientów.
Informacje związane z zakupami wykorzystujemy również do obsługi odstąpienia od umowy, anulowania zamówień, rozpatrywania reklamacji i realizacji należnych zwrotów płatności.
W odpowiednim zakresie dane mogą służyć prowadzeniu dokumentacji wymaganej przepisami oraz zapewnianiu bezpieczeństwa procesu zakupowego.
Nie wykorzystujemy danych do celów niezgodnych z pierwotnym celem ich zebrania bez ustalenia odpowiedniej podstawy prawnej i spełnienia obowiązków informacyjnych.
7. Odbiorcy danych i zasady udostępniania
W zakresie koniecznym do realizacji zamówienia dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom obsługującym płatności, przewóz mebli, przechowywanie danych oraz funkcjonowanie systemów sklepu.
W związku z dostawą informacje o odbiorcy i przesyłce mogą być przekazywane przewoźnikom DHL, UPS lub FedEx, zależnie od sposobu realizacji zamówienia.
Jeżeli określony odbiorca przetwarza dane w naszym imieniu, stosujemy odpowiednie ustalenia dotyczące ochrony informacji, w tym wymagania art. 28 RODO, o ile mają zastosowanie.
Dane mogą być również przekazywane uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
Zakres udostępnianych informacji powinien odpowiadać potrzebom danej czynności i nie wykraczać poza uzasadniony cel przetwarzania.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania informacji o ich przetwarzaniu na zasadach określonych w art. 15 RODO.
Jeżeli dane są nieprawidłowe lub niekompletne, można zwrócić się o ich sprostowanie lub uzupełnienie zgodnie z art. 16 RODO.
W przypadkach przewidzianych prawem przysługuje prawo żądania usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania oraz przenoszenia danych.
Osoba, której dane dotyczą, może również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z warunkami określonymi w art. 21 RODO.
Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Realizacja poszczególnych praw zależy od przesłanek określonych w RODO. Niektóre informacje mogą podlegać dalszemu przechowywaniu, jeżeli wymagają tego obowiązki prawne lub inne dopuszczalne podstawy przetwarzania.
9. Zgłaszanie żądań i terminy odpowiedzi
Wnioski dotyczące ochrony danych osobowych można kierować na adres supportteam@nelbriko.com.
W wiadomości warto wskazać rodzaj żądania oraz informacje pozwalające na ustalenie, jakich danych dotyczy sprawa. Jeżeli jest to konieczne, możemy poprosić o proporcjonalne potwierdzenie tożsamości w celu ochrony danych przed nieuprawnionym ujawnieniem.
Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca od ich otrzymania.
Jeżeli ze względu na złożoność żądania lub liczbę otrzymanych wniosków konieczne będzie przedłużenie terminu, możemy skorzystać z dodatkowych dwóch miesięcy zgodnie z art. 12 RODO. O przedłużeniu oraz jego przyczynach poinformujemy w ustawowym terminie.
W przypadkach określonych przez RODO możemy odmówić realizacji żądania albo zastosować inne rozwiązanie przewidziane przepisami, przekazując odpowiednie uzasadnienie i informację o dostępnych środkach ochrony prawnej.
10. Przechowywanie i usuwanie danych
Okres przechowywania danych zależy od celu ich przetwarzania, charakteru zamówienia, obowiązków wynikających z prawa oraz potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dokumentacja związana z płatnościami i rozliczeniami może być przechowywana przez okres wymagany właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi, w odpowiednich przypadkach przez pięć lat, liczonych zgodnie z tymi przepisami.
Dane związane z reklamacjami, odstąpieniem od umowy i zwrotami przechowujemy przez okres potrzebny do zakończenia sprawy oraz, gdy jest to uzasadnione, do upływu odpowiednich terminów przedawnienia roszczeń.
Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu, dla którego zgoda została udzielona, chyba że istnieje inna zgodna z prawem podstawa dalszego przetwarzania.
Po ustaniu celu i odpowiednich obowiązków dane są usuwane, anonimizowane albo ich przetwarzanie zostaje odpowiednio ograniczone.
11. Bezpieczeństwo i poufność informacji
W celu ochrony danych osobowych stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.
Mogą one obejmować szyfrowanie transmisji, kontrolę uprawnień, odpowiednie zabezpieczenie dostępu do systemów administracyjnych, monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa oraz ograniczanie dostępu do danych.
Przy ustalaniu środków ochrony uwzględniamy charakter, zakres i cel przetwarzania oraz możliwe skutki naruszenia poufności, integralności lub dostępności informacji.
Podejmujemy działania służące utrzymaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, z uwzględnieniem art. 32 RODO.
Nie można całkowicie wyeliminować wszystkich zagrożeń technicznych, dlatego stosowane zabezpieczenia powinny być okresowo oceniane i dostosowywane do aktualnych potrzeb.
12. Naruszenia ochrony danych osobowych
W przypadku stwierdzenia zdarzenia mogącego stanowić naruszenie ochrony danych osobowych analizujemy jego charakter, zakres oraz możliwe konsekwencje dla osób, których dane dotyczą.
Jeżeli naruszenie podlega obowiązkowi zgłoszenia organowi nadzorczemu, dokonujemy zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, zgodnie z art. 33 RODO.
Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, informujemy osoby, których dane dotyczą, zgodnie z art. 34 RODO, chyba że zastosowanie znajduje odpowiedni wyjątek przewidziany przepisami.
Dokumentujemy zdarzenia związane z ochroną danych w zakresie wymaganym przez RODO i podejmujemy działania mające na celu ograniczenie ich skutków.
13. Pliki cookie i ustawienia prywatności
Podczas korzystania ze sklepu mogą być stosowane pliki cookie potrzebne do prawidłowego działania koszyka, utrzymywania sesji, zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapamiętywania wybranych ustawień.
W przypadku technologii niewymaganych do podstawowego działania sklepu uzyskujemy zgodę użytkownika, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów.
Użytkownik może wycofać zgodę na opcjonalne technologie oraz zarządzać dostępnymi ustawieniami prywatności.
Szczegółowe zasady stosowania plików cookie, ich rodzaje, okresy przechowywania i możliwości zarządzania zgodą opisujemy w naszej „Polityce plików cookie”.
14. Przetwarzanie danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
W związku z organizacją obsługi sklepu i realizacją zamówień niektóre dane osobowe mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli takie przetwarzanie wiąże się z przekazaniem danych objętym rozdziałem V RODO, stosujemy odpowiedni mechanizm prawny, zależnie od okoliczności. Może nim być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inna podstawa dopuszczona przez przepisy.
Jeżeli wymaga tego sytuacja, uwzględniamy również potrzebę dodatkowych środków ochrony danych.
Informacje o stosowanych zabezpieczeniach związanych z określonym przekazaniem danych można uzyskać, kontaktując się z nami.
15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Podczas obsługi sklepu mogą działać automatyczne procesy techniczne wspierające funkcjonowanie koszyka, identyfikację błędów, potwierdzanie transakcji oraz bezpieczeństwo zamówień.
Nie zakładamy podejmowania wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały, bez zapewnienia wymaganych podstaw i zabezpieczeń.
Jeżeli sposób przetwarzania danych w tym zakresie ulegnie zmianie, przekażemy odpowiednie informacje zgodnie z art. 13, 14 i 22 RODO, o ile będą miały zastosowanie.
16. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO, może wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
W Polsce organem właściwym w sprawach ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Skorzystanie z prawa wniesienia skargi nie wymaga wcześniejszego kierowania zgłoszenia do naszego działu obsługi klienta.
Możliwość kontaktu z nami pozostaje dostępna dla osób, które chcą uzyskać wyjaśnienia lub zgłosić zastrzeżenia dotyczące sposobu przetwarzania ich danych.
17. Aktualizacja oświadczenia
Możemy aktualizować niniejsze oświadczenie w związku ze zmianami przepisów, sposobu działania sklepu, stosowanych środków bezpieczeństwa lub zakresu przetwarzanych informacji.
Aktualna wersja oświadczenia będzie udostępniana w naszym sklepie internetowym.
Jeżeli zmiana przetwarzania danych będzie wymagała przekazania dodatkowych informacji lub uzyskania zgody, podejmiemy odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zmiany niniejszego dokumentu nie ograniczają praw przysługujących osobom, których dane dotyczą.
18. Kontakt w sprawach RODO
W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych, wniosków o realizację praw, zasad przechowywania informacji lub zgłoszeń związanych z bezpieczeństwem danych prosimy o kontakt.
Międzynarodowy Dział Obsługi / Magazyn Zwrotów
Adres kontaktowy: 201 S Sargent Ave,Glendive,MT 59330,US
Adres e-mail obsługi klienta: supportteam@nelbriko.com
Telefon obsługi klienta: +1 (406) 527-9368
Godziny obsługi klienta: od poniedziałku do piątku, 09:00–12:30 / 14:00–18:00 (czas środkowoeuropejski).
Podczas przesyłania żądań dotyczących danych osobowych zalecamy podawanie wyłącznie informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy. Nie należy przesyłać pełnych danych kart płatniczych ani poufnych informacji niezwiązanych ze zgłoszeniem.